CKZ Szkolenia - Szkolenia okresowe i kwalifikacja wstępna - Dąbrowa Górnicza, Katowice

Spis treści:

• Co to jest SENT?
• Po co powstał system SENT?
• Kogo dotyczy SENT?
• Czy każdy przewóz trzeba zgłaszać do SENT?
• Jakie towary podlegają zgłoszeniu do SENT?
• Jakie są obowiązki przewoźnika w systemie SENT?
• Zgłoszenie przewozu i numer referencyjny
• Aktualizacja danych
• Zapewnienie geolokalizacji pojazdu
• Obowiązki kierowcy
• Jak zrobić zgłoszenie do SENT?
• Krok 1. Załóż konto i uzyskaj odpowiednie uprawnienia
• Krok 2. Wybierz właściwy formularz SENT
• Krok 3. Przygotuj dane
• Krok 4. Wyślij zgłoszenie i uzyskaj numer referencyjny
• SENT a GPS – jak działa monitoring pojazdu?
• Jakie kary grożą za niezgłoszenie przewozu do SENT?
• Kara za brak aktualizacji lub nieprawidłowe dane
• Kara za brak GPS
• Kara dla kierowcy
• Najczęstsze błędy przy przewozach objętych SENT
• SENT w transporcie międzynarodowym
• Podsumowanie

Co to jest SENT?

SENT to skrót od nazwy System Elektronicznego Nadzoru Transportu. Jest to system teleinformatyczny wykorzystywany do monitorowania określonych przewozów drogowych i kolejowych oraz obrotu paliwami opałowymi. Za funkcjonowanie systemu odpowiada administracja skarbowa.

Podstawą działania systemu jest ustawa z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.

Idea SENT jest stosunkowo prosta. Państwo chce wiedzieć, co, przez kogo, dokąd i w jaki sposób jest przewożone, jeżeli dany transport został objęty obowiązkiem monitorowania. Dane przekazywane do systemu pozwalają organom kontrolnym porównywać informacje zadeklarowane przez uczestników przewozu ze stanem faktycznym.

Nie oznacza to jednak, że każdy transport drogowy trzeba zgłaszać do SENT. Obowiązek pojawia się wtedy, gdy przewożony towar znajduje się w wykazie towarów objętych monitorowaniem i spełnione są określone warunki, na przykład dotyczące ilości lub wartości przewożonego towaru.

Po co powstał system SENT?

System został stworzony przede wszystkim w celu ograniczania nadużyć związanych z obrotem towarami, w szczególności w obszarze podatku VAT i akcyzy. Monitoring pozwala administracji skarbowej skuteczniej kontrolować przepływ określonych grup towarów.

Z punktu widzenia przewoźnika najważniejsze jest jednak praktyczne podejście: jeżeli dany przewóz podlega SENT, trzeba prawidłowo zrealizować wszystkie obowiązki przed rozpoczęciem transportu i w trakcie jego wykonywania.

Kogo dotyczy SENT?

Obowiązki związane z systemem SENT mogą dotyczyć różnych uczestników obrotu. W zależności od rodzaju przewozu są to przede wszystkim podmiot wysyłający, podmiot odbierający oraz przewoźnik. W określonych sytuacjach obowiązki dotyczą również kierującego pojazdem.

SENT może mieć zastosowanie między innymi do przewozów:

• rozpoczynających się w Polsce i kończących się w Polsce,
• rozpoczynających się w Polsce i kończących się poza Polską,
• rozpoczynających się poza Polską i kończących się w Polsce,
• przejeżdżających przez terytorium Polski, gdy zarówno miejsce rozpoczęcia, jak i zakończenia przewozu znajduje się poza Polską.

W praktyce oznacza to, że miejsce siedziby przewoźnika nie jest jedynym kryterium decydującym o obowiązku SENT. Znaczenie ma przede wszystkim rodzaj przewozu, przewożony towar oraz sposób organizacji transportu.

Czy każdy przewóz trzeba zgłaszać do SENT?

Nie. To jedna z najważniejszych informacji dla przedsiębiorców.

Obowiązek zgłoszenia nie wynika z samego faktu wykonywania transportu ciężarowego. Trzeba najpierw sprawdzić, czy przewożony towar został objęty systemem monitorowania oraz czy konkretny przewóz spełnia warunki określone w przepisach.

Warto zwrócić uwagę na kod CN towaru, jego ilość, charakter przewozu oraz aktualny wykaz towarów objętych SENT. Przepisy w tym zakresie mogą się zmieniać. Przykładem są zmiany obowiązujące od 17 marca 2026 r., które rozszerzyły zakres monitorowania między innymi o określone towary z branży odzieżowej i obuwniczej.

Dlatego przewoźnik nie powinien opierać się wyłącznie na tym, że dany produkt „zawsze był poza SENT”. Przy planowaniu transportu warto każdorazowo zweryfikować aktualne przepisy.

Jakie towary podlegają zgłoszeniu do SENT?

Lista towarów objętych SENT obejmuje określone grupy produktów wskazane w przepisach. W praktyce system kojarzony jest między innymi z paliwami, wyrobami akcyzowymi, olejami, niektórymi produktami chemicznymi i innymi towarami, których obrót został objęty szczególnym monitoringiem.

Zakres systemu nie jest jednak niezmienny. Kolejne zmiany przepisów mogą obejmować nowe grupy produktów. Z tego powodu samo określenie towaru nazwą handlową nie zawsze wystarcza do ustalenia obowiązku.

Kluczowe znaczenie może mieć kod CN oraz ilość lub wartość towaru.

To właśnie dlatego przedsiębiorca powinien przed transportem zweryfikować, czy konkretny produkt znajduje się w aktualnym wykazie oraz czy zostały spełnione warunki powodujące powstanie obowiązku zgłoszenia.

Jakie są obowiązki przewoźnika w systemie SENT?

Przewoźnik jest jednym z najważniejszych uczestników całego procesu. Jego obowiązki nie kończą się na otrzymaniu numeru referencyjnego od kontrahenta.

Zgłoszenie przewozu i numer referencyjny

W określonych rodzajach przewozów to właśnie przewoźnik jest podmiotem zobowiązanym do dokonania zgłoszenia SENT. Dotyczy to między innymi przewozów towarów przez terytorium Polski, gdy transport rozpoczyna się i kończy poza Polską. PUESC wskazuje, że przewoźnik dokonuje wtedy zgłoszenia, otrzymuje numer referencyjny, a następnie może również aktualizować lub uzupełniać zgłoszenie.

W innych rodzajach transportu zgłoszenie podstawowych danych może należeć do podmiotu wysyłającego lub odbierającego, natomiast przewoźnik musi uzupełnić określone informacje dotyczące samego transportu.

Aktualizacja danych

Dane znajdujące się w zgłoszeniu SENT powinny odpowiadać rzeczywistości. Jeżeli zmianie ulegną informacje, za które odpowiada przewoźnik, należy odpowiednio zaktualizować zgłoszenie.

Nie warto traktować numeru referencyjnego jako formalności załatwionej raz na zawsze. W przypadku zmiany danych dotyczących transportu konieczne może być dokonanie aktualizacji w systemie.

Zapewnienie geolokalizacji pojazdu

Jednym z najbardziej charakterystycznych obowiązków związanych z SENT jest przekazywanie danych geolokalizacyjnych środka transportu.

Przewoźnik powinien zapewnić, aby podczas całej trasy objętej zgłoszeniem system otrzymywał aktualne dane dotyczące lokalizacji pojazdu. Można w tym celu korzystać między innymi z aplikacji e-TOLL PL albo odpowiedniego urządzenia OBU/ZSL współpracującego z systemem.

To istotne, ponieważ samo zgłoszenie przewozu nie wyczerpuje obowiązków. Transport powinien być również monitorowany zgodnie z wymaganiami systemu.

Obowiązki kierowcy

Kierujący pojazdem również musi przestrzegać określonych zasad. W szczególności powinien posiadać numer referencyjny albo odpowiedni dokument zastępujący zgłoszenie, jeżeli przepisy przewidują taki obowiązek.

Kierowca odpowiada również za prawidłowe uruchomienie lokalizatora. Przepisy przewidują sankcje między innymi za rozpoczęcie przewozu bez wymaganego numeru referencyjnego oraz za niewłaściwe korzystanie z lokalizatora.

Jak zrobić zgłoszenie do SENT?

Zgłoszenia SENT dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem PUESC – Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. PUESC udostępnia dedykowane formularze dla różnych rodzajów przewozów.

Krok 1. Załóż konto i uzyskaj odpowiednie uprawnienia

Jeżeli przedsiębiorca nie korzystał wcześniej z PUESC, powinien założyć konto oraz zadbać o właściwe powiązanie osoby reprezentującej firmę.

W przypadku przewoźnika PUESC wskazuje możliwość korzystania z podstawowego zakresu uprawnień, przy czym w zależności od roli i zakresu czynności konieczne mogą być również odpowiednie uprawnienia szczególne.

Krok 2. Wybierz właściwy formularz SENT

Po zalogowaniu należy przejść do usług dotyczących przewozu towarów objętych monitorowaniem SENT i wybrać formularz odpowiadający danemu rodzajowi transportu.

To ważny moment, ponieważ różne rodzaje przewozów mają różne formularze i zakresy danych.

Krok 3. Przygotuj dane

Przed rozpoczęciem wypełniania formularza warto zgromadzić wszystkie informacje potrzebne do prawidłowego zgłoszenia.

W przypadku zgłoszenia przewozu przez przewoźnika mogą być wymagane między innymi:

• dane nadawcy i odbiorcy,
• dane przewoźnika,
• numer identyfikacji podatkowej,
• informacje o pojeździe,
• dane urządzenia geolokalizacyjnego,
• miejsce i data rozpoczęcia przewozu,
• miejsce zakończenia przewozu,
• informacje dotyczące towaru,
• dane dokumentu przewozowego.

Krok 4. Wyślij zgłoszenie i uzyskaj numer referencyjny

Po uzupełnieniu formularza należy sprawdzić poprawność danych i wysłać zgłoszenie.

System przekazuje potwierdzenie oraz numer referencyjny zgłoszenia SENT. Numer ten ma kluczowe znaczenie dla dalszego przebiegu transportu.

Warto zatem nie tylko go zapisać, ale również upewnić się, że kierowca posiada informacje niezbędne do okazania ich podczas kontroli.

SENT a GPS – jak działa monitoring pojazdu?

W przypadku przewozów objętych obowiązkiem geolokalizacji pojazd musi przekazywać aktualne dane dotyczące swojej pozycji.

Przewoźnik może wykorzystać aplikację e-TOLL PL działającą jako lokalizator albo urządzenie OBU/ZSL współpracujące z zewnętrznym systemem lokalizacji.

W praktyce oznacza to, że przed rozpoczęciem transportu trzeba nie tylko zadbać o dokumentację, ale także sprawdzić działanie urządzenia lub aplikacji.

Problematyczna może być sytuacja, w której zgłoszenie SENT zostało prawidłowo przygotowane, ale pojazd nie przekazuje danych geolokalizacyjnych. Przewoźnik może wówczas narazić się na sankcję.

Jakie kary grożą za niezgłoszenie przewozu do SENT?

Przepisy dotyczące SENT przewidują wysokie kary pieniężne. Ich wysokość zależy od rodzaju naruszenia oraz od tego, który uczestnik przewozu nie wykonał określonego obowiązku.

W przypadku przewoźnika za określone naruszenia związane z przewozem objętym monitoringiem może zostać nałożona kara 20 000 zł. Dotyczy to między innymi niewykonania obowiązku zgłoszenia w sytuacjach, w których to przewoźnik jest podmiotem zobowiązanym.

Warto przy tym odróżnić odpowiedzialność przewoźnika od odpowiedzialności podmiotu wysyłającego lub odbierającego. W przypadku niewykonania przez te podmioty określonych obowiązków podstawowa kara może wynosić 46% wartości brutto przewożonego towaru, nie mniej niż 20 000 zł.

Kara za brak aktualizacji lub nieprawidłowe dane

Niewykonanie obowiązku aktualizacji danych albo przekazanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym, w zakresie określonym przepisami, może skutkować dla przewoźnika karą 10 000 zł.

Podobna kara może zostać zastosowana w przypadku nieprzekazywania wymaganych danych geolokalizacyjnych.

Kara za brak GPS

Brak wymaganych danych geolokalizacyjnych podczas transportu może skutkować dla przewoźnika karą 10 000 zł.

To pokazuje, dlaczego przed wyruszeniem w trasę warto sprawdzić nie tylko dokumenty, ale również urządzenie lub aplikację odpowiedzialną za przesyłanie lokalizacji.

Kara dla kierowcy

Odpowiedzialność może dotyczyć również kierującego pojazdem. Za rozpoczęcie przewozu bez wymaganego numeru referencyjnego albo dokumentu zastępującego zgłoszenie kierowcy może grozić grzywna od 5000 do 7500 zł. Taki sam przedział przewidziano w określonych przypadkach dotyczących niewłaściwego włączenia lub wyłączenia lokalizatora.

Wysokość potencjalnych sankcji pokazuje, że SENT nie jest formalnością, którą można bez konsekwencji pominąć.

Najczęstsze błędy przy przewozach objętych SENT

W praktyce problemy często wynikają nie z celowego działania, ale z niedopatrzenia. Do typowych błędów można zaliczyć:

• brak sprawdzenia, czy konkretny towar podlega SENT,
• błędne określenie rodzaju lub ilości towaru,
• nieprawidłowe dane pojazdu,
• brak aktualizacji zgłoszenia po zmianie danych,
• brak numeru referencyjnego u kierowcy,
• rozpoczęcie transportu przed prawidłowym wykonaniem obowiązków,
• niewłączenie lokalizatora,
• utratę transmisji danych geolokalizacyjnych,
• korzystanie z nieaktualnych informacji dotyczących zakresu towarów objętych monitoringiem.

Dlatego w firmie transportowej warto stworzyć prostą procedurę kontroli SENT. Przed wyjazdem należy sprawdzić towar, zgłoszenie, numer referencyjny, dane pojazdu oraz działanie geolokalizacji.

SENT w transporcie międzynarodowym

System ma znaczenie również dla transportu międzynarodowego. Przykładowo przewozy rozpoczynające się i kończące poza Polską mogą podlegać obowiązkowi zgłoszenia, jeżeli odbywają się przez terytorium Polski i spełnione są warunki przewidziane w przepisach.

Dodatkowo funkcjonuje RMPD – Rejestr Międzynarodowych Przewozów Drogowych, powiązany z obowiązkami dotyczącymi określonych międzynarodowych przewozów drogowych. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek rejestracji został rozszerzony również na przewoźników z państw UE, Szwajcarii i EFTA w określonych przewozach do lub z państw trzecich.

Dla firm wykonujących transport międzynarodowy oznacza to konieczność zwracania uwagi nie tylko na klasyczne obowiązki transportowe, ale także na wymagania związane z rejestrami elektronicznymi.

Podsumowanie

SENT, czyli System Elektronicznego Nadzoru Transportu, jest istotnym elementem polskiego systemu kontroli przewozu określonych towarów. Nie obejmuje każdego transportu, ale w przypadku przewozów podlegających monitoringowi obowiązki uczestników są konkretne i wiążą się z odpowiedzialnością finansową.

Przewoźnik powinien przede wszystkim wiedzieć, czy dany przewóz podlega SENT, kto jest odpowiedzialny za dokonanie zgłoszenia, jakie dane należy przekazać, kiedy trzeba je zaktualizować oraz jak zapewnić prawidłowe przekazywanie danych geolokalizacyjnych.

Samo zgłoszenie nie powinno być traktowane jako jednorazowa czynność administracyjna. Transport objęty SENT wymaga prawidłowej organizacji całego procesu – od sprawdzenia towaru, przez przygotowanie zgłoszenia, aż po monitoring pojazdu w czasie przejazdu.

Warto również pamiętać, że przepisy dotyczące SENT zmieniają się, czego przykładem są regulacje obowiązujące od 17 marca 2026 r. Dlatego firmy transportowe powinny regularnie sprawdzać aktualny zakres obowiązków i korzystać z aktualnych informacji publikowanych przez administrację skarbową.

W CKZ Szkolenia wiemy, że praca w transporcie to nie tylko prowadzenie pojazdu. To również znajomość przepisów, dokumentacji i obowiązków, które mogą mieć bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo oraz prawidłową realizację przewozu. Dlatego warto traktować wiedzę o SENT jako jeden z praktycznych elementów przygotowania do pracy w nowoczesnym transporcie drogowym.